Le guide complet pour intégrer ChatGPT à sa routine administrative

En tant qu’indépendant ou support administratif, vous jonglez avec les e-mails, les relances clients, les plannings et les comptes-rendus. Le problème ? Ces tâches sont chronophages, souvent répétitives, et peu génératrices de valeur directe.La solution : intégrer ChatGPT à votre routine pour automatiser, structurer et fluidifier votre quotidien.

Ce guide vous explique comment faire concrètement, étape par étape.

1. Centralisez vos tâches dans Notion ou Google Docs + ChatGPT

Avant d’automatiser, vous devez savoir ce que vous faites chaque jour. Listez :

• Tâches quotidiennes (réponse mails, saisie, classement)

• Tâches hebdo (facturation, mise à jour tableau de bord, bilans)

• Tâches mensuelles (rapports, archivage, organisation)

Intégrez ChatGPT dans votre outil de gestion (via Notion AI ou copier-coller dans Google Docs) pour lui déléguer :

• Résumé d’un long mail ou PDF

• Rédaction d’un compte-rendu à partir de notes brutes

• Traduction de documents pour un client

• Structuration automatique d’un plan ou procédure

2. Rédigez vos e-mails 2x plus vite

Ouvrez une fenêtre ChatGPT, décrivez simplement le contexte :

“Rédige un mail poli de relance pour un devis envoyé il y a 7 jours”

Ou encore :

“Formule un message d’excuse pour un retard de réponse à un client régulier”

Vous pouvez créer une bibliothèque de modèles IA prêts à l’emploi pour :

• Répondre à des demandes de devis

• Confirmer des rendez-vous

• Accompagner l’envoi de documents

3. Automatisez vos relances et suivis clients

Avec ChatGPT, vous pouvez générer des séquences de suivi client adaptées à chaque profil.

Exemple de prompts :

• “Écris une séquence de 3 mails pour relancer un client qui ne répond pas”

• “Propose un message LinkedIn après un premier appel client pour rester dans le radar”

Bonus : associez ces messages à des outils comme Trello, Airtable ou Google Sheets pour suivre l’état d’avancement automatiquement.

4. Gagnez en efficacité dans la gestion documentaire

Vous pouvez utiliser ChatGPT pour :

• Résumer un contrat de prestation

• Extraire des éléments clés d’un cahier des charges

• Créer un tableau comparatif à partir de deux offres

• Rédiger les mentions légales de votre site ou de celui d’un client

Pensez à bien relire les éléments légaux générés avant de les publier (voire faire valider par un pro du droit si nécessaire).

5. Créez vos procédures internes en quelques clics

Besoin de formaliser un processus ? Déléguer une tâche à un autre membre de l’équipe ?Demandez à ChatGPT :

“Crée une procédure claire et détaillée pour envoyer une facture et archiver le justificatif”

Vous obtiendrez un document structuré que vous pouvez affiner et réutiliser. Parfait pour le recrutement ou les délégations futures.

6. Évitez les erreurs avec les checklists IA

Demandez à ChatGPT de générer des checklists personnalisées :

• Checklist avant d’envoyer un devis

• Checklist mensuelle de clôture comptable

• Checklist de suivi client post-prestation

Vous pouvez même l’intégrer à Notion, ClickUp ou vos outils préférés pour les cocher au fur et à mesure.

7. Outils et astuces pour aller plus loin

Voici quelques outils gratuits ou freemium pour exploiter l’IA à fond dans l’administratif :

• ChatGPT (OpenAI) : la base

• Merlin : extension Chrome pour tout IA-iser en ligne

• Notion AI : pour automatiser les notes et fiches internes

• Zapier + OpenAI : créer des automatisations entre outils (ex : transformer un mail reçu en tâche)

Conclusion : Gagner du temps sans perdre en qualité

Intégrer ChatGPT dans sa routine, ce n’est pas déléguer à l’aveugle. C’est collaborer avec un assistant ultra-réactif, capable d’améliorer votre rigueur, votre réactivité et votre clarté, sans augmenter votre charge mentale.

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